Datenschutzerklärung

Aptly – App (Android und iOS) und Web-App · Stand: 20. Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung erklärt, welche Personendaten wir bearbeiten, wenn Sie die Buchhaltungs-Software Aptly nutzen, sei es über die mobile App „Aptly“ (Android, iOS) oder über die Web-App. Sie richtet sich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Verantwortliche Stelle

SDSolutions
Bucherstrasse 2 9322 Egnach
Schweiz
E-Mail: info@aptly.ch

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie uns an info@aptly.ch.

2. Welche Daten wir bearbeiten

Konto- und Anmeldedaten

Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als sicherer Hash gespeichert, nie im Klartext), Benutzerrolle, Status der E-Mail-Bestätigung sowie, falls aktiviert, Daten zur Zwei-Faktor-Authentifizierung (verschlüsselt gespeichert).

Firmendaten

Firmenname, Adresse, Telefon, Website, E-Mail für Dokumente, IBAN, Logo sowie Ihre Dokumentvorlagen.

Buchhaltungsdaten und Dokumente

Rechnungen, Offerten, Einnahmen und Ausgaben (Buchungen), Produkte, Kategorien, Jahresabschlüsse und die dazugehörigen PDF-Dokumente. Dazu gehören auch die Daten Ihrer Kundinnen und Kunden, die Sie selbst erfassen (z. B. Name, Firma, Adresse, E-Mail, Telefon, Notizen).

Für die Daten Ihrer Kundinnen und Kunden sind Sie selbst verantwortlich. Aptly bearbeitet diese Daten nur in Ihrem Auftrag und nach Ihren Anweisungen (Auftragsbearbeitung gemäss dem Auftragsverarbeitungsvertrag, den Sie in Aptly akzeptieren).

Belege, Fotos und Dateien

Wenn Sie einen Beleg fotografieren oder eine Datei hochladen (Foto, Bild aus der Galerie, PDF), speichern wir diese Datei zu Ihrer Buchung bzw. als Firmenlogo.

Kamera: Die App greift nur auf die Kamera zu, wenn Sie selbst „Foto aufnehmen“ wählen.
Fotos/Galerie und Dateien: Die App greift nur auf die Bilder oder Dateien zu, die Sie selbst auswählen.

Die App liest keine weiteren Fotos, Dateien, Kontakte oder Standortdaten aus Ihrem Gerät.

Abonnement- und Zahlungsdaten

Zahlungen für ein Aptly-Abonnement werden über den Zahlungsanbieter Stripe abgewickelt. Ihre Kreditkarten- oder Zahlungsdaten geben Sie direkt bei Stripe ein; wir erhalten und speichern sie nicht. Wir speichern nur Ihren gewählten Plan, den Abrechnungszeitraum, den Abo-Status, die Laufzeit sowie die Kunden- und Abo-Kennung bei Stripe.

Support, Feedback und E-Mails

Inhalte, die Sie uns über Support- oder Feedback-Formulare oder per E-Mail senden, sowie Ihre Benachrichtigungen in der App. Wenn Sie Rechnungen oder Offerten über Aptly per E-Mail versenden, speichern wir Empfängeradresse, Betreff, Zeitpunkt und Versandstatus.

Technische Daten (Server-Protokolle)

Bei jeder Anfrage an unseren Server werden IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, HTTP-Status sowie die interne Benutzer- und Firmen-Kennung protokolliert. Passwörter, Anmelde-Tokens und Cookies werden nicht protokolliert. Diese Protokolle dienen der Sicherheit, der Fehlersuche und dem Nachweis von Änderungen.

Daten auf Ihrem Gerät

Die App speichert Ihren Anmelde-Token verschlüsselt im sicheren Speicher des Geräts (Android Keystore bzw. iOS Keychain). Für die automatische Verlängerung der Anmeldung wird ein technisch notwendiges, geschütztes Cookie verwendet. Es werden keine Werbe- oder Tracking-Cookies gesetzt.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Bereitstellung von Aptly (Konto, Buchhaltung, Dokumente, Versand): zur Erfüllung des Vertrags mit Ihnen.
Abrechnung des Abonnements: zur Erfüllung des Vertrags und gesetzlicher Pflichten.
Sicherheit, Missbrauchsschutz und Fehlersuche: aufgrund unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und funktionierenden Dienst.
Support und Kommunikation (z. B. Hinweise zum Ablauf der Demo-Phase): zur Erfüllung des Vertrags bzw. aufgrund unseres berechtigten Interesses.

Kein Tracking, keine Werbung, kein Verkauf von Daten. Die Aptly App enthält keine Werbung und keine Analyse- oder Tracking-Dienste von Drittanbietern. Wir verkaufen Ihre Daten nicht und nutzen sie nicht für Werbezwecke.

4. Weitergabe an Dienstleister

Wir geben Daten nur an Dienstleister weiter, die wir für den Betrieb von Aptly benötigen. Sie bearbeiten die Daten nur in unserem Auftrag und sind vertraglich zum Datenschutz verpflichtet.

Dienstleister	Zweck	Daten
MongoDB, Inc. (MongoDB Atlas)	Datenbank-Hosting	Alle in Aptly gespeicherten Daten (siehe Ziffer 2)
Hostpoint AG, Schweiz	E-Mail-Versand (Bestätigungs-E-Mails, Passwort-Reset, Rechnungs- und Offertenversand)	E-Mail-Adressen, Inhalt der E-Mails und Anhänge
Stripe Payments Europe, Ltd. bzw. Stripe, Inc.	Zahlungsabwicklung für Abonnements	E-Mail-Adresse, Firmenname, Zahlungsdaten, Abo-Daten
OpenAI, L.L.C.	KI-Assistent in der Web-App (nur wenn Sie ihn nutzen)	Ihre Nachrichten an den Assistenten und die dafür benötigten Daten (z. B. Kundennamen)

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. auf behördliche Anordnung).

Für das Herunterladen der App gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Google (Google Play) bzw. Apple (App Store).

5. Übermittlung ins Ausland

Einige der genannten Dienstleister (insbesondere Stripe, OpenAI und MongoDB) können Daten auch ausserhalb der Schweiz und der EU, vor allem in den USA, bearbeiten. In diesem Fall stellen wir einen angemessenen Schutz sicher, z. B. durch eine Zertifizierung des Anbieters unter dem Swiss-U.S. bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework oder durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, die vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannt sind.

6. Datensicherheit

Die Verbindung zwischen App und Server ist verschlüsselt (HTTPS).
Passwörter werden nur als Hash gespeichert; Zwei-Faktor-Authentifizierung ist verfügbar.
Zugriffe sind durch Benutzerrollen beschränkt; jede Firma sieht nur ihre eigenen Daten.
Anmeldungen und Anfragen sind gegen Missbrauch begrenzt; Änderungen werden protokolliert.

7. Aufbewahrung und Löschung

Kontodaten, Firmendaten und Buchhaltungsdaten speichern wir, solange Ihr Konto besteht. Wenn Sie Ihr Konto löschen, werden sie gelöscht (siehe Ziffer 8).
Server-Protokolle werden nach höchstens 365 Tagen automatisch gelöscht.
Rechnungsdaten zu Ihrem Abonnement bewahren wir auf, solange es gesetzliche Aufbewahrungspflichten verlangen (in der Schweiz in der Regel 10 Jahre).

Hinweis: Für die Aufbewahrung Ihrer eigenen Geschäftsbücher und Belege (in der Schweiz in der Regel 10 Jahre) sind Sie selbst verantwortlich. Bitte exportieren Sie Ihre Daten (z. B. über „Jahresabschluss“ als PDF und ZIP), bevor Sie Ihr Konto löschen.

8. Konto und Daten löschen

Sie können Ihr Aptly-Konto und Ihre Daten jederzeit löschen.

In der App:

Öffnen Sie die Aptly App und melden Sie sich an.
Tippen Sie unten auf „Mehr“ und dann auf „Mein Profil“.
Tippen Sie im Abschnitt „Konto löschen“ auf „Konto löschen“ und bestätigen Sie.

Ohne App: Senden Sie eine E-Mail an info@aptly.ch mit dem Betreff „Konto löschen“, von der E-Mail-Adresse, mit der Sie bei Aptly registriert sind. Wir löschen Ihr Konto innerhalb von 30 Tagen und bestätigen Ihnen die Löschung.

Was gelöscht wird:

Als Administrator/in Ihrer Firma: Die ganze Firma mit allen Daten wird gelöscht, also alle Benutzerkonten, Firmendaten, Logos, Kunden, Produkte, Rechnungen, Offerten, Buchungen, Belege, Jahresabschlüsse, Vorlagen, Einladungen und Mitteilungen.
Als Mitarbeiter/in: Ihr persönliches Benutzerkonto wird gelöscht. Die Buchhaltungsdaten der Firma bleiben bestehen, weil sie der Firma gehören.

Was aufbewahrt wird: Server-Protokolle (höchstens 365 Tage, danach automatische Löschung) sowie die Rechnungsdaten zu Ihrem Abonnement, soweit wir sie gesetzlich aufbewahren müssen. Ein laufendes Abonnement kündigen Sie bitte vorher unter „Mehr“ → „Abonnement“.

9. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts das Recht auf:

Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten,
Berichtigung unrichtiger Daten,
Löschung Ihrer Daten,
Herausgabe bzw. Übertragung Ihrer Daten in einem gängigen Format,
Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen und Widerruf einer erteilten Einwilligung.

Schreiben Sie uns dazu an info@aptly.ch. Sie können sich ausserdem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, www.edoeb.admin.ch) oder, wenn Sie in der EU wohnen, bei der Datenschutzbehörde Ihres Landes beschweren.

10. Kinder

Aptly ist eine Software für Unternehmen und richtet sich nicht an Personen unter 18 Jahren. Wir bearbeiten wissentlich keine Daten von Kindern.

11. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Aptly oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie in der App oder per E-Mail.

Privacy Policy

Aptly – app (Android and iOS) and web app · Last updated: October 20, 2026

This privacy policy explains which personal data we process when you use the Aptly accounting software, either through the mobile app “Aptly” (Android, iOS) or through the web app. It follows the Swiss Federal Act on Data Protection (FADP) and, where applicable, the EU General Data Protection Regulation (GDPR). If the German and English versions differ, the German version applies.

1. Controller

[FIRMENNAME]
[STRASSE NR., PLZ ORT]
Switzerland
Email: info@aptly.ch

For questions about data protection or to exercise your rights, write to info@aptly.ch.

2. Data we process

Account and login data

First name, last name, email address, password (stored only as a secure hash, never in plain text), user role, email confirmation status and, if enabled, two-factor authentication data (stored encrypted).

Company data

Company name, address, phone, website, email for documents, IBAN, logo and your document templates.

Accounting data and documents

Invoices, quotes, income and expenses (bookings), products, categories, year-end closings and the related PDF documents. This includes data about your own customers that you enter yourself (e.g. name, company, address, email, phone, notes).

You are responsible for your customers’ data. Aptly processes this data only on your behalf and according to your instructions (as a processor under the data processing agreement you accept in Aptly).

Receipts, photos and files

When you take a photo of a receipt or upload a file (photo, image from your gallery, PDF), we store that file with your booking or as your company logo.

Camera: the app only uses the camera when you choose “take photo”.
Photos/gallery and files: the app only accesses the images or files you select yourself.

The app does not read any other photos, files, contacts or location data from your device.

Subscription and payment data

Payments for an Aptly subscription are processed by the payment provider Stripe. You enter your card or payment details directly with Stripe; we do not receive or store them. We only store your plan, billing period, subscription status, term and your Stripe customer and subscription IDs.

Support, feedback and emails

Content you send us through the support or feedback forms or by email, as well as your in-app notifications. When you send invoices or quotes by email through Aptly, we store the recipient address, subject, time and delivery status.

Technical data (server logs)

For every request to our server we log the IP address, date and time, requested address, HTTP status and the internal user and company ID. Passwords, login tokens and cookies are not logged. These logs are used for security, troubleshooting and tracking changes.

Data on your device

The app stores your login token encrypted in the device’s secure storage (Android Keystore or iOS Keychain). A technically necessary, protected cookie is used to keep you signed in. No advertising or tracking cookies are used.

3. Purposes and legal bases

Providing Aptly (account, accounting, documents, sending): to perform our contract with you.
Subscription billing: to perform the contract and meet legal obligations.
Security, abuse prevention and troubleshooting: based on our legitimate interest in a secure, working service.
Support and communication (e.g. notices that your trial is ending): to perform the contract or based on our legitimate interest.

No tracking, no ads, no selling of data. The Aptly app contains no advertising and no third-party analytics or tracking services. We do not sell your data or use it for advertising.

4. Service providers

We only share data with service providers we need to run Aptly. They process data only on our behalf and are contractually bound to protect it.

Provider	Purpose	Data
MongoDB, Inc. (MongoDB Atlas)	Database hosting	All data stored in Aptly (see section 2)
Hostpoint AG, Switzerland	Sending emails (confirmation, password reset, invoices and quotes)	Email addresses, email content and attachments
Stripe Payments Europe, Ltd. / Stripe, Inc.	Subscription payments	Email address, company name, payment data, subscription data
OpenAI, L.L.C.	AI assistant in the web app (only if you use it)	Your messages to the assistant and the data needed to answer them (e.g. customer names)

Apart from that, we only share data when required by law (e.g. by order of an authority).

Downloading the app is also subject to the privacy policies of Google (Google Play) or Apple (App Store).

5. International transfers

Some of these providers (in particular Stripe, OpenAI and MongoDB) may process data outside Switzerland and the EU, mainly in the USA. In that case we ensure adequate protection, e.g. through the provider’s certification under the Swiss-U.S. or EU-U.S. Data Privacy Framework or through the European Commission’s standard contractual clauses, as recognised by the Swiss Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC).

6. Security

The connection between the app and our server is encrypted (HTTPS).
Passwords are stored only as hashes; two-factor authentication is available.
Access is limited by user roles; each company can only see its own data.
Logins and requests are rate-limited against abuse; changes are logged.

7. Retention and deletion

Account, company and accounting data is kept as long as your account exists. When you delete your account, it is deleted (see section 8).
Server logs are deleted automatically after at most 365 days.
Billing records for your subscription are kept as long as required by law (in Switzerland usually 10 years).

Note: you are responsible for keeping your own business records and receipts (in Switzerland usually 10 years). Please export your data (e.g. via “Jahresabschluss” as PDF and ZIP) before deleting your account.

8. Deleting your account and data

You can delete your Aptly account and your data at any time.

In the app:

Open the Aptly app and sign in.
Tap “Mehr” (More) at the bottom, then “Mein Profil” (My profile).
In the “Konto löschen” section, tap “Konto löschen” (Delete account) and confirm.

Without the app: send an email to info@aptly.ch with the subject “Delete account” from the email address registered with Aptly. We will delete your account within 30 days and confirm the deletion.

What is deleted:

If you are your company’s administrator: the whole company and all its data is deleted, including all user accounts, company data, logos, customers, products, invoices, quotes, bookings, receipts, year-end closings, templates, invitations and messages.
If you are an employee: your personal user account is deleted. The company’s accounting data remains, because it belongs to the company.

What is kept: server logs (at most 365 days, then deleted automatically) and the billing records for your subscription, as far as we are legally required to keep them. Please cancel an active subscription first under “Mehr” → “Abonnement”.

9. Your rights

Within the applicable data protection law, you have the right to:

access the data we store about you,
correct inaccurate data,
have your data deleted,
receive or transfer your data in a common format,
object to certain processing and withdraw consent you have given.

To do so, write to info@aptly.ch. You can also complain to the Swiss Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC, www.edoeb.admin.ch) or, if you live in the EU, to the data protection authority of your country.

10. Children

Aptly is business software and is not intended for anyone under 18. We do not knowingly process children’s data.

11. Changes

We may update this privacy policy when Aptly or legal requirements change. The version published on this page applies. We will inform you about significant changes in the app or by email.